11 Geheimnisse Für Die Übermittlung Schlechter Nachrichten Bei Der Arbeit

2024 Autor: Steven Freeman | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 08:16

Geben Sie schnell, aber nicht sofort Feedback

Warten Sie nicht auf eine jährliche Überprüfung, um Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Machen Sie schnell auf Probleme aufmerksam, damit die Details in Ihrem Kopf frisch sind. Ein Tag nach einem Vorfall ist der Sweet Spot; Wenn Sie ein bisschen Zeit haben, werden zu heiße Emotionen unterdrückt, und Sie können sich darauf vorbereiten und mit Ihren Worten nachdenklicher umgehen. "Im Moment werden beide Parteien eine stärkere, weniger hilfreiche Reaktion haben", sagt Jennifer Porter, geschäftsführende Gesellschafterin der Boda Group, einer Führungs- und Teamentwicklungsfirma. Jährliche oder vierteljährliche Überprüfungen sollten Ziele abdecken und sich auf zukunftsorientiertes Feedback konzentrieren - zum Beispiel, was jemand mehr oder weniger tun muss, um seine Karriere voranzutreiben („Wenn Sie sich mit Datenanalyse besser auskennen, kann ich sehen, dass Sie zu springen das nächste Level ").

Erinnere dich an deine Absicht

Überlegen Sie, warum Sie überhaupt Feedback geben möchten. "Sie tun dies, weil Sie der Person zum Erfolg verhelfen möchten", sagt Porter. Zu der Zeit mag es sich weniger wohlwollend anfühlen - Sie denken vielleicht, Sie müssen nur schlechte Gewohnheiten eindämmen oder schlampige Arbeit reparieren -, aber jede Art von Feedback hilft Ihrem Team, zu lernen und zu wachsen. Sie möchten auch ihr Vertrauen verdienen. „Wenn Sie das Feedback nicht abgeben, wird und kann jemand anderes nicht so gute Arbeit leisten wie Sie“, sagt Freyan Billimoria, Director of People Operations bei Skillshare, einer Online-Lerngemeinschaft. Drücken Sie während des Gesprächs Ihre Absicht aus. Sagen Sie: "Ich erzähle Ihnen das, weil ich mich um Sie kümmere und ich möchte, dass Sie so effektiv wie möglich sind."

Denken Sie an den Inhalt, nicht an die Lieferung

Viele Manager machen sich Sorgen darüber, wie sie den Schlag mildern können, anstatt was sie sagen werden, sagt Porter. "Das ist so, als würden Sie sich auf eine Rede vorbereiten und sich auf das konzentrieren, was Sie tragen, anstatt auf den Inhalt Ihrer Präsentation", stellt sie fest. Fragen Sie sich: „Was ist meine Kernbotschaft? Was hoffe ich, nimmt diese Person aus dem Gespräch mit? Was möchte ich als nächstes passieren? " Schreiben Sie auf, was Sie sagen und unter der Dusche oder bei einem vertrauenswürdigen Mitarbeiter üben werden. Konzentrieren Sie sich auf das Verhalten oder die Handlung, anstatt über Gefühle zu diskutieren, und geben Sie konkrete Beispiele wie "Ich habe bemerkt, dass Sie in diesem Meeting sechs Mal Menschen unterbrochen haben" (im Gegensatz zu "Sie sind unhöflich gegenüber Kollegen").

Beginnen Sie mit einer Frage

Die Diskussion sollte ein Dialog sein, kein Monolog. Sagen Sie: „Ich würde gerne ein Gespräch mit Ihnen führen, um Feedback zu geben. Ist das in Ordnung? " Es liegt in der Natur des Menschen, Ja zu sagen, aber wenn Sie um Erlaubnis bitten, können Sie die Beziehung stärken, sagt Porter. Eine andere Taktik: Lassen Sie die andere Person das Gespräch leiten. Sagen Sie: "Ich würde gerne mit Ihnen über x sprechen. Was denkst du ist gut gelaufen? Was denkst du nicht? " Geben Sie Ihrem Mitarbeiter Zeit, um zu antworten. „In vielen Fällen wissen sie bereits, wo sie zu kurz kommen“, sagt Fran Hauser, Autor von Der Mythos des netten Mädchens („Wenn Sie das Gespräch als Zusammenarbeit statt als Kritik gestalten, ist der Ton unterstützender.”

Verwenden Sie weniger Wörter

Sei so genau wie möglich. Vage oder klischeehafte Sätze („Sie müssen an Ihrer Führungspräsenz arbeiten“) oder zuckerbeschichtetes Feedback sind für den Hörer verwirrend und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihren Standpunkt völlig verfehlen. "Wenn Sie 100 Wörter verwenden, um zu sagen, dass jemand eine Frist verpasst hat, erklären Sie zu viel", sagt Porter. Und sobald Sie Füllwörter und Weichmacher aufgeladen haben („Ich weiß, dass Sie überarbeitet sind“), fühlt sich das Feedback persönlich an und Voreingenommenheit kann sich einschleichen, sagt Billimoria. Gehen Sie stattdessen auf den Punkt und erwähnen Sie, was Sie beobachtet haben. Sagen Sie: „Mir ist aufgefallen, dass wir die Frist für die letzten beiden Berichte verpasst haben. Was ist passiert?"

Verwässern Sie Ihre Nachricht nicht

Die übliche Angewohnheit, negatives Feedback zwischen zwei Lobscheiben zu platzieren, mag instinktiv sein, aber es ist einer der größten Fehler, die Manager machen, sagt Billimoria. Das Verstecken von Feedback in wegwerfbaren Komplimenten nimmt Ihren Worten die Kraft. "Die Leute sehen es kommen; dann werden sie das Positive ablehnen, auf das Negative warten und nicht vertrauen, was Sie zu sagen haben “, sagt Porter. Was Sie tun können, um freundlich, aber direkt zu sein: Drücken Sie das Feedback positiv aus, sagt Hauser. Sagen Sie: "Viel läuft gut, aber ich habe konstruktives Feedback zu einigen Dingen, die verbessert werden müssen" oder "Ich habe einige Ratschläge, die Ihnen helfen könnten."

Geben Sie den Kontext an

Warum interessiert es Sie, wenn jemand die Arbeit zu spät liefert? Oder formatieren Präsentationen nicht perfekt? Die Antworten mögen für Sie offensichtlich sein, aber ein Mitarbeiter muss das Warum hinter Ihrem Feedback verstehen. Versuchen Sie, bestimmte Notizen in das Gesamtbild einzufügen, z. B. "Wenn unsere Abteilung zu spät arbeitet, wirkt sich dies auch auf andere Teams aus" oder "Wenn Ihre Finanzen falsch ausgerichtet aussehen, kann dies zu einem Mangel an Vertrauen in Ihre Zahlen führen." Wenn Sie erklären, warum Ihr Feedback wichtig ist, kann es laut Hauser einfacher sein, zu liefern und zu hören.

Sei einfühlsam

Kritische Kommentare zu erhalten ist schwierig. „Es spielt keine Rolle, wie geschickt Sie darin sind, Feedback zu geben. Es sticht immer noch “, sagt Porter. Sei nicht zu hart, höre auf die Perspektive der anderen Person und bleibe ruhig. Vermeiden Sie auch das Wort "Sie", wenn Sie können. "Durch subtile Wortwahl fühlt sich das Gespräch eher wie ein Dialog als wie ein Angriff an", sagt Hauser. Anstatt zum Beispiel zu sagen: "Ich denke, das hätten Sie anders machen können", sagen Sie: "Ich denke, das hätte man auch anders machen können."

Mach es von Angesicht zu Angesicht

Es ist verlockend, schwierige Nachrichten per E-Mail oder Telefon zu übermitteln, aber ein persönliches Treffen (oder über Skype oder FaceTime) ist effektiver, sagt Hauser. Es ermöglicht Ihnen, die nonverbalen Hinweise und emotionalen Absichten des anderen zu lesen. "Von Angesicht zu Angesicht zu sein ist der einzige Weg, um sicherzustellen, dass die andere Person Ihr Mitgefühl spüren kann", sagt Hauser. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter nicht sehen können, ist es auch schwieriger zu erkennen, ob er über das, was Sie sagen, verärgert ist oder sogar darauf achtet. "Setzen Sie sich gerade hin und halten Sie Augenkontakt, egal wie schwierig es sein mag", sagt Hauser.

Haben Sie einen Follow-up-Plan

Schließen Sie das Gespräch mit einer Diskussion der nächsten Schritte ab. Fragen Sie, wie Sie hilfreich sein können, und entscheiden Sie gemeinsam, wann Sie erneut sprechen sollten (Tage, Wochen oder Monate später, je nach Problem). Dann checken Sie nach ein oder zwei Tagen ein, um zu sehen, wie sich die andere Person fühlt. Es ist für den Feedback-Empfänger selbstverständlich, ein wenig verwundet vom Gespräch wegzugehen, auch wenn es ein produktives war, sagt Porter. "Man muss den Leuten Zeit geben, um zu verarbeiten", sagt Billimoria. "Der Schlüssel zu starken Beziehungen ist das Zurückschleifen." Wenn Sie dies tun, gewinnen Sie Vertrauen, was das Teilen von Feedback beim nächsten Mal erleichtert.

Denken Sie daran, auch reichlich zu loben

Machen Sie positive Rückmeldungen zu einem Teil Ihrer Routine - drücken Sie sie nicht nur in unangenehme Gespräche. Es geht nicht nur darum, Menschen zu beruhigen oder jedem eine Trophäe zu geben. positives Feedback ist ein Instrument zur beruflichen Weiterentwicklung. Erstens ist es konstruktiv - es ist nützlich, wenn die Leute wissen, was sie gut machen, damit sie es weiter machen können. Zweitens hilft es, eine Kultur zu schaffen, die offener und toleranter gegenüber Rückmeldungen ist, sagt Porter. Seien Sie auch hier genau. Sagen Sie: "Ich mag die Art und Weise, wie Sie mit dieser Herausforderung umgegangen sind" oder "Ich weiß es zu schätzen, dass Sie mit anderen Abteilungen gesprochen haben, um deren Buy-In zu erhalten." Und sag es oft. "Für jede Kritik sollte man mindestens fünf Lobpreisungen geben", sagt Hauser. "Dies bringt die Menschen an einen Ort, an dem sie sich nach Feedback sehnen."